ناسوت|Nasoot

خلاصه کتاب فرمول برنامه ریزی
نوشته دیمون زاهاریادس
بخش چهارم
خلاصه نویسی: سید حسن کاظمینی

تا کنون پنج مورد از دلایل ناموفق بودن برنامه ها را بررسی کرده ایم.

 اما مورد هفتم از ولایل ناموفق بودن برنامه ریزی این است که ب نامه های ما خالی از مفهوم هستند.

عدم اختصاص مفهوم، در اینجا یک معنای خاصی دارد. وقتی ما در برنامه ریزی خود اشاره به زمان مورد نیاز برای تکمیل، اهمیت برنامه و اولویت ها نکرده باشیم این یک اختلال در فرایند اجرای برنامه ایجاد خواهد کرد.

مفاهیمی چون اولویت و زمان‌بندی مفاهیمی هستند به شما کمک می کنند تا فوریت ها را تشخیص دهید.

همچنین باید بدانید که برای انجام کاری در لیست برنامه های خود به چه منابعی نیاز دارید.

برنامه‌هایی که هیچ مفاد به مفهوم برای آنالیز وظایف ارائه نمی‌کنند ناموثر خواهد بود.

به عنوان مثال در برنامه ذکر شده  که با حسابدار تماس بگیریم اما نمی دانیم که آیا این کار فوریت دارد یا می‌توانیم به جای امروز در آخر هفته با او تماس بگیریم.

یا اینکه چه مقدار باید برای تماس با حسابدار اختصاص دهیم و در مورد چه مسائلی باید با او گفتگو کنیم‌.

آیا اولویت این کار بالاست یا می توانیم مدتی آن را به تعویق اندازیم.

 مواردی که در بالا گفته شد مفهوم در برنامه ریزی است و اگر چنین مفهوم هایی را برای برنامه در نظر نگیرید، این برنامه نمی‌تواند ما را در رسیدن به اهداف کمک کند.

دلیل هفتم این است که وظایف شما در قالب برنامه، خیلی کلی تعریف شده است. 

مشکل کارهای کلی تعریف شده این است که بسیار گسترده می باشند و در اغلب موارد نقطه ی شروع و پایان ندارند در نتیجه هیچ مکانیزمی برای سنجیدن موفقیت های برنامه در اختیار ما قرار ندارد.

به عنوان مثال، برنامه ما برای قوی شدن بسیار کلی است. اینجا باید بازه ی زمانی مشخص باشد. برای سنجش موفقیت برنامه ریزی باید بدانیم که منظور ما از قوی شدن چیست و در چه مدتی بلید انجام شود.

قوی شدن اگر در قالب یک زمان مشخص، در یک رشته ورزشی مشخص و به میزانی خاص (مثلا زدن وزنه ی صد کیلویی) برنامه ریزی نشود، در نتیجه هیچ راهی برای سنجیدن موفقیت آن برنامه وجود نخواهد داشت.
 
اگر قرار است یک وب سایت راه اندازی کنیم با هدف کلی، می‌توانیم به کارآمدی آن وب سایت امیدوار باشیم. 

ممکن است وبسایتی را راه‌اندازی کنیم، وقت و هزینه بگذاریم  ولی به دلیل دلیل کلی بودن آن هدف، نتیجه ای نگیریم چرا که مشخص نکرده ایم که وب سایت باید چه محتوایی داشته باشد. 

خوب طبیعی است که اگر هدفی کلی ما را به سوی راه اندازی یک وب سایت می کشاند اهداف کوچکتر باید کاری را که وب سایت انجام بدهد و حجم کار را برای ما مشخص کند. 

این اهداف کوچکتر به ما کمک می کنند تا بدانیم که وب سایت چه کاری باید برای ما انجام دهد. آیا برای فروش است یا برای اطلاع رسانی است؟

همچنین برای معرفی محصولات، چه حجمی از اطلاعات را می‌خواهیم روی سرور وب سایت بارگزاری کنیم؟ 

پهنای باند ما چه مقدار باید باشد و یا از چه نیروی انسانی استفاده شود: برنامه ریز یا گرافیست؟

اگر در تکمیل کارهای برنامه‌ریزی شده مشکل دارید بررسی کنید که آیا می توان برنامه ها را به کارهای کوچک تری تجزیه کنید یا نه؟ اگر برنامه ای را نتوان به اجزای کوچکتری تجزیه نمود آن برنامه کلی و غیر قابل اجراست.

4️⃣ خلاصه کتاب فرمول برنامه ریزی

ادامه دارد.

نوشته دیمون زاهاریادس
بخش دوازدهم
خلاصه نویسی: سید حسن کاظمینی

در دو بخش قبلی با شش قدم از قدم های زاهاریادس برای برنامه ریزی آشنا شدید و بخش دوازدهم این خلاصه نویسی را با قدم هفتم آغاز می کنیم. 

قدم ۷:
فهرست تان را از وظایف غیر ضروری هرس کنید.

یکی از مهمترین کارهایی که قادر به انجام آن هستید، پاکیزه نگهداشتن فهرست اصلی تان می باشد.

باید مرتبا فهرست خود را از کارهایی که دیگر در دستیابی به اهداف تان تأثیری ندارند هرس کنید. چرا که با اضافه شدن موارد جدید، کارها به سرعت از کنترل شما خارج خواهند شد.

وقتی ما لیست خود را هرس می کنیم، مدیریت وظیفه ساده تر خواهد شد. این کار بازدهی شما را هم افزایش خواهد داد.

چه نوع وظایفی کاندیدای حذف شدن هستند؟ 

به دنبال این موارد بگردید: 

خواسته ها 

خواسته ها، کارهای بیش از اندازه گسترده ای هستند که در دستیابی به اهداف درست تعریف شده، ضرورت کمتری دارند. این ها را از فهرست اصلی خارج و در فهرست خواسته ها بگذارید.

کارهای مبهم 

کارهای مبهم، آن کارهایی هستند که از کمبود مفاد یا چارچوب رنج می‌برند.

کارهای ناچیز 

کارهای ناچیز آن کارهایی هستند که بدون هیچ پیامدی، قادر به حذف شدن هستند.

تصمیمات 

تصمیمات، چیزی از جنس عهد و پیمان هستند. آنها با کارهای برنامه‌ریزی شده ی عادی فرق دارند چرا که معمولاً نیاز به تغییر در عادت ها دارند.

به عنوان مثال تصمیم هایی مثل ورزش کردن و کاهش وزن، همه ی این کارها را از فهرست کارهای اصلی خود حذف کنید.
 
در عوض آنها را در فهرست جداگانه به نام اهداف سبک زندگی قرار دهید و همانند پروژه‌ها با آنها رفتار کنید.

قدم ۸:
مقدار زمان مورد نیاز هر وظیفه را برآورده کنید.

باید بدانید که هر مورد برنامه ریزی شده در فهرست تان چقدر از شما وقت خواهد گرفت. 

این اطلاعات به شما اجازه می‌دهد بر اساس مقدار زمان موجودتان برای انجام آنها، کارها را برای فهرست روزانه خود انتخاب کنید. 

اگر زمان تخمینی تکمیل هر مورد را بدانید می‌توانید برنامه‌های واقع‌بینانه ایجاد کرده و همچنین از سر و کله زدن‌با وظایفی که باید روز بعد هم ادامه پیدا کنند اجتناب کنید.

برای محاسبه زمان تخمینی تکمیل یک وظیفه، باید پیش نیازهای انجام وظیفه را بدانید این شامل ابزارها، و اطلاعات و داده های مورد نیازی است که دیگران باید در اختیار ما بگذارند است.

در برابر خودفریبی در برآورد زمان مورد نیاز مقاومت کنید. ما تمایل داریم نسبت به توانایی هایمان در به انجام رساندن کارهای بیش از حد خوشبین باشیم. زمان مورد نیازمان را دست‌کم می‌گیریم. نسبت به این میل اشتباه هشیار باشید.

در بالا گفتیم که ما تمایل داریم مقدار زمان مورد نیازمان جهت تکمیل کارها را دست کم بگیریم می‌خواهیم بیش از حد خوشبین باشیم. 

همچنین مایلیم به خودمان زمان زیادی جهت انجام رساندن کارها بدهیم. این هم از جهتی خطرناک است چون وقتی زمان زیادی به خودمان می دهیم و هیچ فوریتی پشت آن کار وجود ندارد، دچار راحت‌طلبی خواهیم شد و این راحت طلبی به شدت روی بازدهی مان تاثیر گذاشته و آن را تضعیف خواهد کرد.

اینجا لازم است دوباره قانون پارکینسون را یادآوری کنم: کار به اندازه ی زمانی اختصاص داده شده جهت تکمیل طول می کشد.

+2️⃣ خلاصه کتاب فرمول برنامه ریزی

ادامه دارد.

خلاصه کتاب فرمول برنامه ریزی 
نوشته دیمون زاهاریادس
بخش یازدهم
خلاصه نویسی: سید حسن کاظمینی

در بخش قبلی با چهار قدم از قدم های زاهاریادس برای برنامه ریزی آشنا شدیم. در اینجا بحث را با قدم پنجم پیگیری می کنیم.

قدم ۵ 
تعداد وظایف را به هفت عدد محدود کنید.

پیشنهاد می کنم تعداد کارهای موجود در برنامه خود را به هفت عدد محدود کنید چرا که این عدد قابل کنترل است.

این هفت وظیفه، وظایفی هستند که بیش از ۱۵ دقیقه طول خواهند کشید و موارد کمتر از ۱۵ دقیقه نیاز به برنامه‌ریزی ندارند.

قدم ۶:

وظایف را طبق پروژه، نوع، یا موقعیت سازماندهی کنید.

همانطور که به کارهای جدیدی فکر می کنید آنها را به انتهای فهرست خود اضافه کنید.

مشکل اینجاست که اگر کارهای جدید را همینطور به لیست خود بیافزائیم و آنها را به همان وضعیت رها کنیم، در نهایت با یک فاجعه روبرو خواهیم شد.

تصور کنید بیست صفحه  از کارهای برنامه‌ریزی شده را مرور می کنید. فهرست اصلی خود من هم قبل از یادگیری نحوه ایجاد فهرست های موثر خیلی طولانی بود.

پیدا کردن کارهای خاص و مدیریت پروژه های مربوطه زمان خیلی زیادی می‌برد.

اما دیگر نه، اکنون کارها را برپایه مفاد گوناگونی سازماندهی می کنم: طبق پروژه، نوع و موقعیت 

مطابق با آن چندین فهرست را نگهداری می‌کنم. البته این فهرست ها از فهرست کارهای روزانه ام جدا هستند.

 مفاد مشخص کننده سطح کار، بخش مهمی از هر سیستم برنامه ریزی می باشند. 

آنها تعریف می‌کنند که هر مورد جهت تکمیل مستم چه مقدار زمان است.

شما را یاد دلایل برای به انجام رساندنشان می اندازند و تشویق می‌کنند تا روی کارهایی تمرکز کنید که با توجه به اهدافتان، بالاترین اولویت را دارند.

لذا سعی کنید همه وظایف فهرست کارهای اصلی تان را با استفاده از این سه چارچوب دسته بندی کنید:
پروژه، نوع، موقعیت 

پروژه های زیر فهرست مخصوص به خود را نیاز دارند: نوشتن یک کتاب، بازسازی آشپزخانه، خرید یک ماشین.

انواع گوناگون وظایف نیز فهرست مخصوص به خود را دارند:کار تحلیلی، کار ابتکاری، کار کاربردی

در موقعیت های زیر هم فهرست با آن موقعیت را باید داشته باشیم: اداره، خانه، مسیر

این تقسیم بندی ها به شما کمک می کند تا وظایف را بر اساس فهرست روزانه ی خود انتخاب کنید که مکمل شرایط شما هستند.

وقتی کل روز ما در اداره هستیم قرار دادن جارو کردن خانه دردلیست برنامه های روزانه بی معناست.

+1️⃣ خلاصه کتاب فرمول برنامه ریزی 

ادامه دارد.

 خلاصه کتاب فرمول برنامه ریزی 
نوشته دیمون زاهاریادس
بخش دهم
خلاصه نویسی: سید حسن کاظمینی

چگونه برنامه ای کامل ایجاد کنیم

نویسنده ی کتاب فرمول برنامه ریزی، و عده سیستمی را می دهد که انجام به موقع مهمترین کارتان را برای شما آسان تر خواهد کرد.

این سیستم که از سوی زاهاریادس پیشنهاد می شود، می تواند استرس و ناامیدی شما را از بین برده و کمکتان کند تا از حواس پرتی دور بمانید و به خوبی تمرکز کنید.

یک سیستم موثر علاوه بر اینکه کمک می‌کند در جریان کارهایتان بمانید کمک می‌کند زندگی روزمره خود را هم مدیریت کنید.

قدم هایی برای برنامه ریزی به شیوه ی زاهاریادس

قدم اول:
هر روز از یک فهرست وظایف فعلی برای تصمیم‌گیری در نحوه تخصیص زمان استفاده کنید.

این فهرست شامل کارهایی می‌شود که باید پیش از پایان روز تکمیل شود.

همچنین از یک فرصت وظایف آینده برای رسیدگی به تمام کارهایی که بعدا نیازمند توجه تان خواهند بود استفاده کنید. در طول جریان روز کاری خود از این فرصت استفاده نخواهد کرد.

در عوض در پایان روز به آن مراجعه خواهد کرد تا فهرست کارهای روز بعد را ایجاد کنید.

این قدم ساده، یعنی جدا کردن وظایف فعلی از وظایف آینده بسیار مهم می باشد و می تواند به معنی تفاوت بین به انجام رساندن به موقع کار با ارزش بالا و دفن شدن در زیر انبوهی از کارهای با اولویت پایین و سررسیدهای گوناگون باشد.

نمی‌توان همواره با یک لیست بلندبالا کار را شروع کرد و هر روز چیزهای جدیدی را با آن لیست اضافه کرد و هر روز شاهد حجیم تر شدن آن لیست شد.

افراد تک لیستی همواره احساس می‌کند که پیشرفتی در کارهایشان وجود ندارد و فقط دست و پا می‌زنند.

قدم دو:
وظایف را با نتایج مورد علاقه تعریف کنید. 

باید وظایف را در ذهن خودمان به اهداف شخصی متصل کنیم. این باعث انگیزش ما در اجرای وظایف خواهد شد.

هیچ یک از ما برای تفریح سرکار نمی رویم. اگر وظایف و اهداف، رابطه ای با هم نداشته باشند کم کم کاری که انجام می دهیم کسل کننده خواهد بود.

ساده ترین راه برای به انجام رساندن فهرست کارهای روزمره، اختصاص دادن یک چرا به هر مورد در آن لیست می‌باشد.

وظایف را در کنار هدف یا نتیجه مورد علاقه یادداشت کنید چرا که اگر دلیل انجام آن کار را ببینید، احتمال بیشتری دارد که آن را به سرانجام برسانید. 

نگهداشتن دلایل انجام کارها در ذهن کفایت نمی‌کند باید حتما آنها را یادداشت کنید

قدم سه:
پروژه‌ها را به وظایف جداگانه تجزیه کنید.

تنها راه تکمیل هر پروژه‌ای، ابتدا تجزیه آن به بخش های تشکیل دهنده می باشد.

یک پروژه با کار روی وظایف جداگانه ای که جهت تکمیل آن ضروری هستند پیش می‌رود.

هنگامی که با یک پروژه بزرگ مواجه می‌شوید، پیدا کردن نقطه ی شروع دشوار می باشد در نتیجه احتمالاً بیشتر حواسمان به چیزهای دیگر پرت خواهد شد.

اگر جهت تجزیه پروژه‌ها به بخش های کوچک و کنترل پذیرتر وقت صرف نکنیم احتمالا این فرایند نابودگر انگیزه، هر روز تکرار می شود.

تجزیه پروژه‌ها به وظایف کوچکتر آنها را به نظر قابل اجرا تر می کند.

همچنین به شما اجازه می دهد وقت و توجه محدود خود را با توجه به اولویت و ارزش کارها متمرکز کنید.

قدم‌چهار:
برای هر وظیفه سررسید تعیین کنید.

سر رسید به ما کمک می‌کند تا وقت و توجه ما را روی وظایف مهم  متمرکز کنیم.

مطالعات نشان داده که سررسید، کارکرد ما را هم تقویت می‌کند.

سررسیدها بهره وری و بازدهی ما را افزایش می‌دهند و وادارمان می کنند تا کارهای مهم را به انجام برسانیم.

چند نکته در مورد سررسیدها: 

مطمئن شوید که همه سررسیدها واقع‌بینانه هستند اگر این نکته را در نظر نگیریم ممکن است باعث استرس ناامیدی و دلسردی ما شود.

برای هر موعد مقرر شده یک دلیل داشته باشید دلیل سررسید را واقعی‌تر خواهد کرد مثلاً برای معاینه دندانپزشکی باید تا ۲۸ شهریور اقدام کنم چون فرزندم اول مهر باید به مدرسه برود.

اگر سررسید بی هیچ دلیلی تنظیم شده باشد عزم و اراده ی کمتری برای اقدام کردن وجود خواهد داشت.

به خود کمتر از زمانی که فکر می کنید زمان بدهید. 

طبق قانون پارکینسون، کار به اندازه زمان اختصاص داده شده جهت تکمیل طول می‌کشد.

محدود کردن زمان اختصاص داده شده به هر کار، تمرکز شما ما را تقویت خواهد کرد و موجب بهره وری و بازدهی بیشتر شما خواهد شد.

خلاصه کتاب فرمول برنامه ریزی

ادامه داد.

خلاصه کتاب فرمول برنامه ریزی 
نوشته دیمون زاهاریادس
بخش نهم
خلاصه نویسی: سید حسن کاظمینی

۸. سیستم ماتریس 

سیستم ماتریس به دست استفان کاوی نویسنده کتاب هفت عادت مردمان موثر به شهرت رسید.

این سیستم، به نام جعبه آیزنهاور نیز شناخته می شود که اصول هر دو یکسان می‌باشد. 

سیستم ماتریس ابزاری برای تصمیم گیری، نحوه تخصیص زمان در میان وظایف می باشد. 

یک ماتریس از چهار بخش با عناوین زیر تشکیل شده است:

مهم - فوری 
مهم - غیرفوری 
غیر مهم - فوری
غیر مهم - غیرفوری 

کارها، بر اساس میزان اولویت، به یکی از بخش‌های فوق اختصاص داده می‌شود.
 
آنهایی که در ربع اول قرار دارند باید فورا رسیدگی شوند.

آنهایی که در رتبه دوم قرار دارند فوریت ندارد و اما باید برنامه‌ریزی شده تا اطمینان حاصل شود در آینده ای نزدیک رسیدگی خواهند شد.

کارها در ربع سوم می تواند به مابقی واگذار شوند.

کارهای ربع چهارم را نیز می توان برای همیشه رها کرد.

این سیستم، روش آسانی برای مشاهده ی کارهایی که توجه شما را می طلبند و کارهایی که می توانند نادیده گرفته شوند مهیا می‌کند.

یکی از معایب رویکرد سیستم ماتریس این است که اامی به تهیه مفاد و مفهوم برای وظایف داخل ماتریس ندارید. 

همچنین در این سیستم، هیچ اشاره‌ای به مدت زمان مورد نیاز جهت تکمیل کار یا ارتباط آن با کارها و پروژه های دیگر نشده است.

مشکل دیگر این است که امکان دارد ماتریس به نقطه‌ای برسد که گزینه های خیلی زیادی جهت انجام ارائه کند. 

این اتفاق زمانی رخ می‌دهد که تعداد زیادی وظیفه در ربع دوم داشته باشیم و در انتخاب اینکه مطابق با وقت آزاد محدودمان روی کدام یک از آنها کار کنیم با مشکل برخورد کنیم.

با این حال روش برنامه ریزی ماتریس، نقاط مثبت خوبی هم دارد که در کتاب به آنها اشاره شده و علاقمندان می‌توانند برای آشنایی با آنها به اصل کتاب مراجعه کنند.

به انجام رساندن کارها یا GTD

به انجام رساندن کارها، اثر دیوید آلن یکی از تحسین شده ترین سیستم های مدیریت وظیفه است که امروز به کار گرفته می‌شود.

طرز کار آن به این صورت است که شما وظایف زیادی در ذهن خود دارید بیشتر آنها به لحاظ مفاد، اولویت و پیامدهای برنامه‌ریزی‌شده دسته‌بندی نشده‌اند.

فرض کنید کلی کار داریم و هیچ الویت بندی و زمان بندی و برنامه ریزی برای آنها نداریم و این برنامه ها باعث شده اند بی شمار حلقه‌های باز داشته باشیم.

می خواهیم این کارها را به انجام برسانیم اما برای تکمیل آنها به خود متعهد نیستیم و حلقه‌های باز موجب ایجاد استرس در ما می شوند.

استراتژی GTD می خواهد این کارها را از سرتان بیرون بکشد و وارد یک فهرست کند.

این کار همه کارها را قابل انجام می کند، بنابراین حلقه‌های باز بسته می‌شود.

هنگامی که کارها در یک فهرست اصلی قرار دارند زمانی را جهت سازماندهی آنها بر طبق مفاد صرف می کنیم. 

بخشی از این فرایند مستم ایجاد چند فهرست و قرار دادن هر کاری درون فهرستی که تعلق دارند می باشد.

وقتی هر کاری داخل لیست مربوطه شد، زمانی را هم برای مرور هفتگی اختصاص می دهیم تا بتوانیم امور برنامه ریزی را پایش و کنترل کنیم.

استراتژی GTD چند ویژگی مهم عرضه می‌کند:

شما را وادار به اضافه کردن مفاد و مفهوم به هر وظیفه می‌کند.
 
کارها را بر پایه اهمیتشان جدا می‌کند.
 
اجرای یک مرور هفتگی را توصیه می کند. این مرور چاره‌اندیشی برای کارهای انجام نشده می باشد.
 
به اندازه مورد نیاز به انعطاف پذیر است و به شما کمک می‌کند تا علاوه بر طراحی یک ساختار کلی، بر اساس رویکرد شخصی سازی شده خودتان پیشروی کنید.

نویسنده ی کتاب به طور کامل در معایب استراتژی GTD نوشته است که احساس می کنم ادامه دادن آن موجب طولانی تر شدن بحث می شود. 

 دوستانی که علاقمند هستند در این زمینه بیشتر بدانند باید به اصل کتاب مراجعه کنند.

9️⃣ خلاصه کتاب فرمول برنامه ریزی

ادامه داد.

خلاصه کتاب فرمول برنامه ریزی 
نوشته دیمون زاهاریادس
بخش هشتم
خلاصه نویسی: سید حسن کاظمینی

۶. سیستم پروژه محور 

این سیستم برنانه ریزی، مستم دسته بندی کارها بر اساس پروژه ی مربوط می‌باشد.

به عنوان مثال فرض کنید قصد بازسازی آشپزخانه خود را دارید. بر اساس این پروژه، با موارد زیر را در برنامه خود قرار می دهید:
▫️نقشه آشپزخانه جدید را طراحی کنید 
▫️قابلیت هایی که می خواهید را انتخاب کنید
▫️جنس پیشخوان ها را انتخاب کنید 
▫️تجهیزات روشنایی را انتخاب کنید 
▫️گزینه های کاشی کاری دیوار آشپزخانه را جستجو کنید 
▫️لوازمی که می‌خواهید جایگزین نمائید فهرست کنید.
▫️به دنبال یخچال جدیدی که به طرح جدید آشپزخانه تان بخورد بگردید 
▫️با ۳ پیمانکار جهت برآورد قیمت تماس بگیرید.

مفاد و جزئیات وظیفه به طور طبیعی در این سیستم وجود دارد زیرا برنامه‌های شما با توجه به پروژه سازماندهی شده‌اند.

۷. رویکرد MIT-3

استراتژی MIT-3 توسط لئوباباتا به شهرت رسید. گرچه خود او نیز اقرار می‌کرد که این استراتژی برنامه ریزی، از جای دیگری نشأت گرفته است.

عبارت MIT-3 مخفف مهمترین وظیفه می باشد. در این روش سه موردی که بالاترین اولویت در فهرست کارهای شما دارند باید اجرایی شوند.

تنها پس از تکمیل این موارد است که می توانید توجه خود را به موارد دیگر متمرکز کنید.

بسته به زمانی که برای تکمیل سه وظیفه در روش MIT دارید، روزهایی خواهید داشت که در زمان اندکی کارهای خود را انجام خواهید داد و روزهایی که برای وظیفه خود زمان بیشتری نیاز خواهید داشت.

۷. روش کان بان

 روش کان بان رویکرد بصری تری برای مدیریت وظیفه نسبت به سیستم هایی که تا اینجا آشنا شده ایم دارد. 

اگر می خواهید از فرایند تکمیل  پروژه ها و کارهایتان در مراحل مختلف لذت ببرید،این استراتژی فوق العاده ای می باشد. 

کارکرد روش کان بای به این صورت است که یک تابلوی اعلانات به همراه یک بسته استیکی نوت برمی دارید.

روی تابلو سه ستون درست می کنیم و عنوان ستون سمت چپ را جهت انجام عنوان ستون میانی را در حال انجام، و اسم ستون سمت راستی را هم انجام شده می گذاریم.

در روش کان بان، هر وظیفه جدید روی یک کاغذ استیک نوت نوشته شده و در ستون جهت انجام چسبانده می شود.

تا زمانی که آماده انجام شان باشید آن استیکی نوت همان جا باقی می‌ماند.

وقتی شروع به انجام یک وظیفه کردید باید برگ استیکی نوت مربوطه را به ستون در حال انجام منتقل کنید و هنگامی که آن مورد را به پایان رساندید برگ استیکی نوت را به ستون انجام شده منتقل می کنید.

مزیت‌های این استراتژی برنامه ریزی

اول- برای شما ارائه بصری از پروژه و وظایف تان مهیا می کند. 

این موضوع شناسایی موارد با ارزش بالا و فوری را برای شما آسان تر می‌کند.

همچنین اولویت بندی آنها بر اساس ترتیب موعد های مقررشان هم آسان تر خواهد شد.

دوم- روش شما اجازه می دهد پیشرفت وظایفتان را پیگیری کنید و در یک نگاه بتوانید بگویید که آیا یک مورد در چه مرحله ای از اقدام قرار دارد. 

سوم- در این روش، کارها به راحتی می توانند با پروژه های بزرگتر مرتبط شوند.

چهارم- می‌تواند از استیکرهای رنگی برای نشان دادن سطوح اولویت گوناگون استفاده کنید به عنوان مثال از قرمز برای موارد با اولویت بالا، از زرد برای موارد با اولویت متوسط و از آبی برای موارد با اولویت پایین استفاده کنید.

بر اساس روش روش کان بان اپلیکیشن‌هایی هم تولید شده که  اپلیکیشن trello  به دلیل رابط کاربری راحت و رایگان بودن بهتر به نظر می رسد.

یکی از معایب استفاده از روش کان بان این است که گم شدن ردپای وظایف کوچکتر بسیار آسان می شود که البته با استفاده از رنگ‌های مختلف می‌توان تا حدودی این مشکل را کنترل کرد.

8️⃣ خلاصه کتاب فرمول برنامه ریزی

ادامه داد.

خلاصه کتاب فرمول برنامه ریزی 
نوشته دیمون زاهاریادس
بخش هفتم
خلاصه نویسی: سید حسن کاظمینی

۳. فهرست دوگانه کارها: فهرست اصلی و فهرست روزانه 

رویکرد فوق در برگیرنده دو فهرست متمایز می باشد: فهرست  اصلی و فرصت روزانه 

در این استراتژی  برنامه ریزی، فهرست اصلی شما، نقش انباری از همه کارهایی که به ذهنتان می رسد را بازی می کند.

فهرست اصلی، جایی است که همه موارد را بدون توجه به اولویت ها، موعد مقرر، زمان مورد نیاز برای تکمیل پروژه ها ثبت می کنید.

هدف فهرست اصلی، جمع آوری وظایف پرتعدادی است که در سر شما این طرف و آن طرف می روند و با قرار دادن آن ها در فهرست اصلی، از به خاطر سپردن آنها نجات می‌یابید. 

اما زمانی که موعد پرداختن به هر یک از موارد مندرج در فهرست اصلی فرارسید، برنامه ها را از فهرست اصلی به فهرست روزانه انتقال داده و آنها را انجام می دهید.

همچنین، در طول روز، این فهرست را در نزد خود نگه داشته و در فواصل معینی مرور می‌کنید تا پیشرفت خود را بسنجید.

محدوده ی فهرست روزانه به کارهایی که می خواهید تا پایان روز تکمیل شوند خلاصه می شود.

طرز کار دو فهرست در کنار هم به این صورت است که شب‌ها فهرست اصلی خود را مرور می کنید و به دنبال کارهای که سررسید آنها نزدیک است می گردید و آنهایی را که برای دادنشان هستید به فهرست روزانه انتقال می دهید.

۴. استراتژی ۳+۲ 
 در این استراتژی برنامه ریزی، ما با سه وظیفه ی بزرگ دو وظیفه ی کوچک روبرو می شویم.

در این تقسیم بندی، کارهای بزرگ بین یک تا دو ساعت وقت می گیرند و کارهای کوچک باید کمتر از  ۳۰ دقیقه وقت بگیرند.

این استراتژی، فهرست کارها را بسیار کوتاه می کند. و فهرست کارها را فقط به ۵ کار و نه بیشتر محدود می کند. 

همین کار باعث می شود که استرس کمتری به شما وارد شود و شانس اجرایی شدن آن ها نیز بیشتر خواهد بود.

شما در این استراتژی، حواس پرتی کمتری خواهید داشت و تسلط شما به برنامه ها خیلی زیاد خواهد بود.

خوب البته این استراتژی نکات مبهمی هم دارد و آن این است که در آن، پیرامون مفاد و مفهوم اشاره‌ای نشده است.

همچنین این سیستم از انعطاف‌ پذیری کمتری برخوردار است. مثلا ممکن است به نظرتان بیاید که فردا روز خوبی برای انجام تعداد زیادی از کارهای کوچک است اما این برنامه انعطاف پذیری خوبی برای چنین کاری ندارد.

۵. استراتژی  ۱-۳-۵

این استراتژی برنامه ریزی ،همان نسخه تعمیم یافته از استراتژی ۳+۲ است که در بخش قبلی توضیح دادیم.

در این استراتژی، شما یک وظیفه بزرگ، سه وظیفه‌ای متوسط و پنج وظیفه کوچک دارید.

اولین مزیت این رویکرد آن است که به شما انعطاف پذیری بیشتری نسبت به روش ۳+۲ می‌دهد.

در این استراتژی، هر روز اجازه انتخاب موارد بیشتری جهت انجام دارید. این برنامه امکان اجرای ۹ برنامه به شما خواهد داد یعنی شما قادر خواهید بود تا نسبت به استراتژی قبلی چهار برنامه بیشتر داشته باشید.

مزیت دیگر این است که به جای دو طبقه بندی، از سه طبقه بندی استفاده می‌کنند.

مزیت دیگر این سیستم آن است که شما را قربانی خوشبینی بیش از حد نمی کند و به ما اجازه نمی دهد که لیست روزانه خود را با کارهای زیادی پر کنیم.

و همین معدود بودن لیست روزانه احتمال موفقیت ما را در انجام کارها ممکن می‌سازد.

اما این بدنامه نیز ایراداتی دارد که ما در زیر به پاره ای از آنها می پردازیم.

اول- هیچ اشاره ای به ارائه مفاد برای وظایف نشده است 

دوم- اشاره ای به فهرست اصلی که وظایف روزانه از آن انتخاب می‌شوند نشده است.

7️⃣ خلاصه کتاب فرمول برنامه ریزی

ادامه دارد.

خلاصه کتاب فرمول برنامه ریزی 
نوشته دیمون زاهاریادس
بخش ششم
خلاصه نویسی: سید حسن کاظمینی

چگونه ایجاد هیجانات منفی برنامه ریزی شما را تضعیف می کنند.

نکته مهمی که اینجا باید عرض کنم این است که احساسات ما روی بازدهی ما اثر می گذارند.

طبیعی به نظر می رسد که اگر ناراحت باشیم یا به شدت تحت تاثیر یک استرس و ترس قرار داشته باشیم، این احساسات منفی روی بازدهی ما تاثیر گذاشته و آن را به پایین ترین حد ممکن کاهش دهد.

همچنین استرس و ناراحتی روی خلاقیت و تمرکز ما هم اثر می‌گذارد و خیلی راحت حواسمان پرت می‌شود و این، روی میزان و کیفیت کاری که انجام می‌دهیم اثر می گذارد.

متاسفانه خیلی از افراد، کشمکش های طولانی مدت منفی نگری را تجربه می کنند. آنها به اضطراب ها و ناامیدی ها و عدم اعتماد به نفس های خود اجازه می‌دهند تا افکارشان را در دست بگیرند و این همان چیزی است که تاثیر مهیب و قابل پیش بینی روی بازدهی آنها دارد.

هنگامی که هورمون‌های استرس زا مانند کورتیزول در بدن افزایش پیدا می‌کند توانایی ما در پردازش افکار و اتخاذ تصمیم های مطمئنه تحت تاثیر قرار می گیرد.

عصب پژوهان کشف کرده اند که در طول زمان، این وضعیت می‌تواند به مغز صدمه بزند و توانایی تصمیم گیری ما را کاملا نابود کند. 

این را عرض کردم که بدانید حتا اگر برنامه هایتان کوتاه و دارای سررسید، مفاد و مفهوم بود و کمترین تنوع را داشت یا اهداف مشخص در ارتباط باشند دارای مفاد و مفهوم بودن و کمترین تنوع را اداشته و با اهداف مشخص در ارتباط باشند باز هم ممکن است نتایج مناسب و مثبت نباشند چرا که احساسات منفی مثل ترس با استرس، احساس گناه و احساساتی از این دست می‌توانند تمرکز و خلاقیت به انجام رساندن هم این کارها را به هم بریزد و از اجرای برنامه‌ها و به نتیجه رسیدن آنها جلوگیری کند.

اگر در اجرای یک برنامه خوب با مشکل مواجه شدید باید به واکاوی احساسات خود بپردازید و مشکلات احساسی عاطفی و ذهنی خود را حل و فصل کنید.

در اینجا به بررسی ده مورد از مشهورترین سیستم‌های برنامه‌ریزی می پردازیم.

ما در این بخش ده استراتژی برتری که امروزه مورد استفاده قرار می‌گیرند را شرح خواهیم داد.

یک- فهرست فراگیر و کلی 

ذهن ما به صورت پایه ای روی این استراتژی تنظیم شده و این نوع استراتژی برنامه ریزی، جزو تنظیمات کارخانه‌ای ما می باشد.

می توانید همین حالا هم ایرادات ذاتی این رویکرد را فهرست کنیم:

۱. برنامه ی شما بسیار طولانی خواهد شد. 

۲. گزینه های زیادی خواهید داشت که این مورد، توانایی تصمیم گیری شما را تضعیف خواهد نمود. 

۳. برنامه شما تنوع بیش از اندازه خواهد داشت چنانکه کارهای ۳۰ دقیقه‌ای در کنار کارهای سه ساعتی فهرست می‌شوند.

در برنامه ریزی اولین کار، تخلیه مغزی است. تخلیه مغزی به این معنا است که کل برنامه های موجود در ذهن خود را روی کاغذ تنظیم کنیم و بعد آنها را طبق اهمیت اولویت مفاد سازماندهی کنیم.

۲. فهرست، وظیفه، تاریخ شروع سررسید 

نقطه قوت این قالب برنامه ریزی، در سادگی آن است. همچنین یکی از مهمترین مسخصه های یک سیستم مدیریتِ وظیفه ی موثر را معرفی می‌کند: سررسید

سررسید ها به این دلیل اهمیت دارند که ما را به عمل بر می انگیزانند. 

همچنین به ما کمک می‌کنند تا زمان محدود مان را بین پروژه ها و کار های خود تقسیم بندی کنیم.

با این رویکرد، نه تنها می توانیم کارهای بیشتری به انجام برسانیم، بلکه می توانیم بیشتر کارهای درست را به انجام برسانیم.

همچنین پروژه علاوه بر تاریخ پایان یا تحویل، سررسید یا تاریخ استارت هم دارد.

تاریخ شروع پروژه، به شما اجازه می دهد روی وظایف کمتری تمرکز کنید و توجه شما به کارهایی جلب می شود که همین امروز آغاز شود و تمرکز خود را از برنامه‌هایی که در اولویت نیست جدا می کنید. 

همچنین، احتمال انداختن کارها به دقیقه ۹۰ کمتر می‌شود. در این روش، شما کارهایتان را سر موقع آغاز کرده‌اید، لذا احتمال تحویل کار یا برنامه‌ در مورد مقرر بیشتر خواهد بود.

6️⃣ خلاصه کتاب فرمول برنامه ریزی

ادامه دارد.

خلاصه کتاب فرمول برنامه ریزی
نوشته دیمون زاهاریادس
بخش پنجم
خلاصه نویسی: سید حسن کاظمینی

هشتمین دلیل از دلایل شکست برنامه ریزی ها این است که وظایف مندرج در لیست برنامه ریزی، به اهداف مشخصی وصل نشده اند.

به عنوان نمونه، اگر روغن ماشین را می خواهیم عوض کنیم برای حفظ سلامت و قدرت موتور است. 

 اگر مالیات خود را پرداخت می‌کنید برای این است که جریمه نشوید و سر و کارتان با قانون نیافتد. 

اگر یک کار به هدفی گره نخورده باشد یا به نتیجه نمی‌رسد و یا آن طور که باید انجام شود انجام نخواهد شد.

 ترک سیگار باید به هدف سلامتی گره بخورد ، ورزش کردن باید به کاهش چربی خون گره بخورد.

وقتی که اهداف در کنار برنامه ها قرار می گیرند ضمانت اجرایی آنها را افزایش داده و ما را به انجام دادن آن مقید خواهد ساخت‌.

وقتی بتوانیم نتیجه ی مثبت تکمیل کار را پیش بینی کنیم کمتر تمایل به پشت گوش انداختن آن خواهیم داشت.

جالب است که بسیاری از افراد در برنامه ریزی های خود، پیوند دادن آن کار را با هدفی خاص فراموش می‌کنند. و این موجب می شود که زمان، توان و سرمایه های خود را صرف کارهایی می کند که در بلند مدت کم اهمیت خواهند شد.

در این بخش یاد گرفتیم که برای هر کاری، ولو ارسال مطلب جدید در وبلاگمان، هدفی تعریف کرده باشیم. و باید میان کار و هدفی که ارتباطی وجود داشته باشد.

اگر به این مسئله بی‌توجهی شود انگیزه کمتری برای انجام دادن آن کار خواهیم داشت.

خلاصه دلایل ناموفق بودن برنامه ها:

وقتی می‌خواهیم برنامه‌ریزی کنیم و لیستی از کارهایی که باید انجام شود تهیه کنیم باید توجه کنیم آیا هدف برنامه ها را در یک سیستم مدیریت وظیفه متوجه می‌شویم.

آیا برنامه های لیست شده ی شما دارای سررسید است یا جای زمان آغاز و اتمام آن خالی مانده است.

آیا تعداد ردیف فهرست برنامه های شما بسیار زیاد تر از هفت یا ده مورد است؟

آیا برنامه هایتان را با کمترین تنوع انجام می دهید یا میان برنامه های لیست شده ی شما هیچ تناسبی وجود ندارد.

آیا برای کارهای برنامه‌ریزی شده خود، مفاد و مفهومی در نظر می‌گیرید؟ 

آیا هر کارهایتان را به یک هدف مشخص وصل می کنید؟ 

نوع پاسخ هایی که به سوالات بالا می دهید شکست یا پیروزی برنامه های شما را قابل پیش بینی خواهد کرد.

5️⃣ خلاصه کتاب فرمول برنامه ریزی

ادامه دارد.

خلاصه کتاب فرمول برنامه ریزی
نوشته دیمون زاهاریادس
بخش چهارم
خلاصه نویسی: سید حسن کاظمینی

تا کنون پنج مورد از دلایل ناموفق بودن برنامه ها را بررسی کرده ایم.

 اما مورد هفتم از ولایل ناموفق بودن برنامه ریزی این است که ب نامه های ما خالی از مفهوم هستند.

عدم اختصاص مفهوم، در اینجا یک معنای خاصی دارد. وقتی ما در برنامه ریزی خود اشاره به زمان مورد نیاز برای تکمیل، اهمیت برنامه و اولویت ها نکرده باشیم این یک اختلال در فرایند اجرای برنامه ایجاد خواهد کرد.

مفاهیمی چون اولویت و زمان‌بندی مفاهیمی هستند به شما کمک می کنند تا فوریت ها را تشخیص دهید.

همچنین باید بدانید که برای انجام کاری در لیست برنامه های خود به چه منابعی نیاز دارید.

برنامه‌هایی که هیچ مفاد به مفهوم برای آنالیز وظایف ارائه نمی‌کنند ناموثر خواهد بود.

به عنوان مثال در برنامه ذکر شده  که با حسابدار تماس بگیریم اما نمی دانیم که آیا این کار فوریت دارد یا می‌توانیم به جای امروز در آخر هفته با او تماس بگیریم.

یا اینکه چه مقدار باید برای تماس با حسابدار اختصاص دهیم و در مورد چه مسائلی باید با او گفتگو کنیم‌.

آیا اولویت این کار بالاست یا می توانیم مدتی آن را به تعویق اندازیم.

 مواردی که در بالا گفته شد مفهوم در برنامه ریزی است و اگر چنین مفهوم هایی را برای برنامه در نظر نگیرید، این برنامه نمی‌تواند ما را در رسیدن به اهداف کمک کند.

دلیل هفتم این است که وظایف شما در قالب برنامه، خیلی کلی تعریف شده است. 

مشکل کارهای کلی تعریف شده این است که بسیار گسترده می باشند و در اغلب موارد نقطه ی شروع و پایان ندارند در نتیجه هیچ مکانیزمی برای سنجیدن موفقیت های برنامه در اختیار ما قرار ندارد.

به عنوان مثال، برنامه ما برای قوی شدن بسیار کلی است. اینجا باید بازه ی زمانی مشخص باشد. برای سنجش موفقیت برنامه ریزی باید بدانیم که منظور ما از قوی شدن چیست و در چه مدتی بلید انجام شود.

قوی شدن اگر در قالب یک زمان مشخص، در یک رشته ورزشی مشخص و به میزانی خاص (مثلا زدن وزنه ی صد کیلویی) برنامه ریزی نشود، در نتیجه هیچ راهی برای سنجیدن موفقیت آن برنامه وجود نخواهد داشت.
 
اگر قرار است یک وب سایت راه اندازی کنیم با هدف کلی، می‌توانیم به کارآمدی آن وب سایت امیدوار باشیم. 

ممکن است وبسایتی را راه‌اندازی کنیم، وقت و هزینه بگذاریم  ولی به دلیل دلیل کلی بودن آن هدف، نتیجه ای نگیریم چرا که مشخص نکرده ایم که وب سایت باید چه محتوایی داشته باشد. 

خوب طبیعی است که اگر هدفی کلی ما را به سوی راه اندازی یک وب سایت می کشاند اهداف کوچکتر باید کاری را که وب سایت انجام بدهد و حجم کار را برای ما مشخص کند. 

این اهداف کوچکتر به ما کمک می کنند تا بدانیم که وب سایت چه کاری باید برای ما انجام دهد. آیا برای فروش است یا برای اطلاع رسانی است؟

همچنین برای معرفی محصولات، چه حجمی از اطلاعات را می‌خواهیم روی سرور وب سایت بارگزاری کنیم؟ 

پهنای باند ما چه مقدار باید باشد و یا از چه نیروی انسانی استفاده شود: برنامه ریز یا گرافیست؟

اگر در تکمیل کارهای برنامه‌ریزی شده مشکل دارید بررسی کنید که آیا می توان برنامه ها را به کارهای کوچک تری تجزیه کنید یا نه؟ اگر برنامه ای را نتوان به اجزای کوچکتری تجزیه نمود آن برنامه کلی و غیر قابل اجراست.

4️⃣ خلاصه کتاب فرمول برنامه ریزی

ادامه دارد.

خلاصه کتاب فرمول برنامه ریزی
نوشته دیمون زاهاریادس
بخش سوم
خلاصه نویسی: سید حسن کاظمینی

در بخش پیشین به دو مورد از ۸ دلیل شکست برنامه ریزی ها پرداختیم در این قسمت نیز به چند دلیل دیگر خواهیم پرداخت.

سوم: برنامه های شما خیلی طولانی هستند

 اینجا درباره ی فهرست کارهای برنامه‌ریزی شده روزانه ای صحبت می‌کنیم که به نظر هیچگاه تمامی ندارند.

چنین برنامه هایی به چند دلیل فاقد بازدهی مناسب هستند:

گیج کننده هستند چرا که گزینه های زیادی را در برابر شما قرار می دهند که هر کدام از آنها نیز توجه شما از مهمترین کارها را دور می کند.

واقع‌بینانه نیستند و بر اساس نیاز، خواسته ها، توانایی ها، ضرورت ها، امکانات و منابع شما تنظیم نشده اند.  

طولانی هستند چنین برنامه هایی -مثلا ده ساله- در نهایت به نقطه‌ای می‌رسد که غیر قابل کنترل هستند. 

چنین برنامه هایی به دبیل اینکه معلوم نیست چند سال دیگر تاثیر خود را نشان دهند به شدت دلسرد کننده هستند. 

چون زیاد طولانی هستند و شما قادر نیستید تا همه آنها را انجام دهید دلسرد می‌شوید و همیشه گمان می کنید که از کارها عقب هستید و توانایی انجام برنامه ها را ندارید.

اگر دلسردی پشت سر هم رخ دهد انگیزه خود را برای انجام کارها کاملا از دست خواهید داد

برنامه های طولانی مدت، همواره شما ره به تعویق و پشت گوش انداختن تشویق می‌کنند.

 برنامه های طولانی مدت، به شما القاء می‌کند که این عقب‌ماندگی سرنوشت محتوم شماست و باید با این وضعیت کنار بیایید.

وقتی از برنامه‌ها عقب باشیم چه یکی چه همه، چه امروز چه فردا.

تنوع بیش از اندازه ای دارند یعنی با هم سنخیت ندارد یکی از یکی در شرق است که در غرب. 

ما در یک ساعت چند تا لایو در اینستاگرام را می‌توانیم دنبال کنیم چند کار را در یک زمان می توانیم انجام دهیم به ویژه اینکه ماهین هر یک از آنها با یکدیگر متفاوت باشد. 

کدام حسابدار می تواتد در حین سر و کله زدن با اعداد و ارقام شعری بسراید.  

وقتی کارهایی که انجام دادنشان دو دقیقه طول خواهد کشید در کنار کارهایی که سه هفته به طول می‌انجامند فهرست شوند یا وظایف با اولویت بالا در کنار وظایف با اولویت پایین لیست شود، این عدم سنخیت موجب برنامه را از نفس خواهد انداخت.

پارادوکس انتخاب 

پارادوکس انتخاب به ما می گوید که هر چه گزینه های بیشتری داشته باشیم، توانایی کمتری در تصمیم گیری بین آنها خواهیم داشت و در نتیجه اضطرای بیشتری را تحمل خواهیم کرد.

گزینه های خیلی زیاد
 یکی از دلایل شکست یک برنامه این است که به خودتان گزینه های خیلی زیادی می دهید و برنامه را سنگین و سنگین تر می کنید.

ما صبحگاه با ذخیره ی محدودی از منابع شناختی بیدار می شویم و این ذخیره در جریان تصمیم گیری های روزانه ما به سرعت استفاده می‌شود و در پایان روز، حتا ساده ترین تصمیم ها هم می توانند دشوار به نظر برسند.

خسته هستید و منابع شناختی کمتری در دسترس دارید در نتیجه توانایی تان در تصمیم گیری منطقی تضعیف شده است به این حالت خستگی ناشی از تصمیم گیری می گویند. درک این پدیده حائز اهمیت است چرا که می تواند اثر فاجعه باری روی توانایی ما در چگونگی تخصیص زمانمان بین گزینه های موجود داشته باشد.

منطق ما کمتر می شود و تمرکز و توانایی در کنترل نیروهای انگیزشی کاهش خواهد یافت. و در نتیجه تمایل بیشتری داریم تا فعالیت‌هایی را انتخاب کنیم که لذت فوری دارد.

برنامه‌هایی که گزینه های خیلی زیادی را ارائه می‌دهند این مشکل را برطرف بدتر می کند. چنین برنامه هایی شما را مجبور به تصمیم‌گیری های غیرضروری راجع به اینکه روی چه موردی کار کنید می کنند.‌

این مساله در نهایت منجر به وضعیت نابسامان به نام طفره از تصمیم می‌شود.

در این حالت، در مواجهه با گزینه های متعدد، از انتخاب بین آنها طفره می روید چون انجام چنین کاری مستم تلاش ذهنی بسیار زیادی می باشد.  

در نتیجه وقت ارزشمندتان را به چک کردن ایمیل، پیام های تلگرام،  صفحه های خود و دوستانتان در  فیس بوک و اینستاگرام و خواندن سرخط خبرها می گذرانید که همه آنها در تلاش برای گریز از تصمیم‌گیری درباره اینکه روی چه چیزی کار کنید هستند.

3️⃣ خلاصه کتاب فرمول برنامه ریزی نوشته دیمون زاهاریادس

ادامه دارد.

خلاصه کتاب فرمول برنامه ریزی
بخش دوم
خلاصه نویسی: سید حسن کاظمینی 

یک برنامه ی خوب برنامه ای است که به شما کمک کند تا شما بیشترین یا بهترین کارها را در زمانی اندک انجام دهید.

یک برنامه ی خوب نه تنها از استرس شما خواهد کاست بلکه با افزودن به زمان شما، به خلاقیت شما کمک خواهد کرد. 

برنامه، کمک خواهد کرد تا روزِکاری در کنترل شما باشد و نه بر عکس. 

وقتی شما در اختیار روزِکاری خود باشید انواع فشارهای عصبی سلامتی شما را به خطر خواهند انداخت.

یک برنامه ریزی خوب، ناامیدی و احساس گناه ناشی از به تعویق افتادن کارها را از بین خواهد برد‌. 

برنامه، یک معنای مشخص دارد و اینگونه نیست که ما تا جدول بندی کردیم و کارهایی را در جدول گنجاندیم و کل روز را برای انجام محتویات داخل جدول دوندگی کردیم و به نتیجه رسیدیم کاری مبتنی بر برنامه ریزی انجام داده ایم. 

پارادوکس بازدهی

پارادوکس بازدهی به ما می آموزد که در اکثر اوقات، همین برنامه ریزی مانع موفقیت ما می شوند.

یک نظرسنجی نشان داده است که ۴۱ درصد از کارهای برنامه ریزی شده هیچ وقت تکمیل نمی شوند.

فقط ۵۰ درصد از کارهای تکمیل شده ظرف یک روز انجام شده اند.

۱۸ درصد از کارهای تکمیل شده ظرف یک ساعت انجام شده اند.

۱۰ درصد از کارهای تکمیل شده، ظرف یک دقیقه انجام شده اند. 

این اعداد به ما نشان می دهند که بسیاری از برنامه ها ناکارآمد هستند چرا که به هر دلیل ممکن ۴۰ درصد از کارها هرگز انجام نمی شوند. در نتیجه کارها به روزهای بعد منتقل می شوند و پیاپی به تعویق می افتند یا روی یکدیگر جمع می شوند تا فراموش شوند. 

همچنین خیلی از کارهای داخل فهرست ها به سرعت تکمیل شده اند و این نشان می دهد که برنامه ریز در تشخیص زمان مورد نیاز برای انجام کارها موفق عمل نکرده است.

این آمار نشان می دهد که افراد، تمایل دارند کارهایی را انتخاب و در جدول برنامه های خود بگنجانند که انجام آن آسان است. 

مشکل چنین رویکردی این است که اهمیت و اولویت کارها را نادیده می گیرد. همین مساله به فرد حس موفقیت کاذب می دهد. 

همچنین این نظرسنجی نشان می دهد که برخی فهرست ها خیلی طولانی هستند و از آنجایی که می دانیم هیچ وقت قادر نخواهیم بود به همه ی کارها برسیم دچار استرس یا ناامیدی می شویم.

با رجوع به بررسی انجام شده توسط لینکدین ۹۰ درصد از متخصصان اقرار می کنند که معمولا برنامه هایشان را تکمیل نمی کنند. 

چرا فهرست برنامه‌ریزی خود شده خود را به پایان نمی رسانیم؟

 "۸ دلیل رایج موفق نشدن افراد در برنامه هایشان"

اولین دلیل آن است که هدف برنامه ها را اشتباه متوجه شده اید. 

هدف اصلی فهرست کارهای برنامه‌ریزی شده شما، کمک برای سازماندهی امور و پروژه هایتان است. 

این کار به شما اجازه می دهد همه چیز را از سرتان بیرون کنید، و احتمال فراموشی کارها کمتر می شود.

با نوشتن، آنها را در یک مکان جمع  خواهید کرد و یکی دید کلی از بزرگترین اولویت‌هایتان به دست می آورید.

برخی تصور می کنند که فهرست  کارها، ابزاری است که باید در انجام همه ی امور به آنها کمک کند. 

اما یک برنامه اصولی، توجه شما روی کار درست متمرکز خواهد کرد و مانع از به حاشیه رفتن شما به خاطر موارد غیر ضروری می شود.

برنامه شما ابزاری برای به انجام رساندن همه چیز نیست. بلکه وسیله‌ای است که تضمین خواهد کرد کارهای درست را انجام می دهید

اگر مقصود برنامه های خود را اشتباه متوجه شوید نتیجه کار، استفاده ناموثر از آنها خواهد بود، و این موجب خواهد شد که بازدهی شما متوقف خواهد شد.

 دوم اینکه در تعیین سررسیدها بی توجهی می کنید 

فهرست کارهای برنامه‌ریزی شده، بدون موعد مقرر شده، یک فهرست آرزوهاست.

بدون موعدهای مقرر شده به تنبلی روی آورده و مکرر کارها را به تعویق می‌اندازیم. 

سررسید کارها، بیش از تحمیل، حس ضرورت انجام به شما می دهند.

آنها کمک می‌کنند وظایف و پروژه ها را بر اساس مقدار زمانی که برای تکمیل شان دارید اولویت‌بندی کنید.

مثلا اگر گزینه C در برنامه باید در عرض دو روز تکمیل و تحویل شود باید جایگاه آن را با گزینه ی B که مدت بیشتری برای تکمیل و تحویل آن داریم جابجا شود تا در موعد مقرر انجام شود.  

تصور کنید که سررسیدی برای قبض ها نبود چه زمانی آنها را پرداخت می‌کردید.

دلیل اینکه تعداد زیادی از فرصت‌ها، روز به روز طولانی تر می شود همین موضوع است. 

اگر سررسیدها را مورد توجه قرار ندهیم، برخی کارها بعد از گذشت مدتی دیگر ضرورت انجام را از دست خواهند داد. 

سررسیدها دشمن پشت گوش انداختن هستند.

سررسیدها ما را تحریک به واکنش و انجام کارها می‌کند. 

همچنین، در اندازه گیری میزان اثربخشی و پایش برنامه، و مدیریت زمان به ما کمک می کند. 

سررسیدها در انتخاب بین کارهای رقیب، بر اساس اهدافی که تنظیم نموده ایم کمکمان می کنند.

2️⃣ خلاصه کتاب فرمول برنامه ریزی نوشته دیمون زاهاریادس

ادامه دارد

بخش نخست
خلاصه نویسی: سید حسن کاظمینی 

کتاب فرمول برنامه ریزی، نوشته دیمون زاهاریادس، یکی از اصلی ترین منابعی است که تاکنون با موضوع برنامه ریزی نوشته و منتشر شده است.

نویسنده در این کتاب، با بررسی موشکافانه ی روش های مرسوم برنامه ریزی، پیشنهادات خوبی را برای بهتر شدن برنامه ریزی ارائه نموده است. 

برای این خلاصه نویسی، نسخه ای از کتاب که امیر پویا چراغی ترجمه و نشر نوین منتشر نموده مورد بهره برداری قرار گرفته است. 

برنامه ریزی چیست؟
اگر بخواهیم مختصر و مفید در این زمینه توضیح دهیم باید گفت که برنامه ریزی، دسته بندی کارها برای انجام با توجه به اولویت، زمان و منابع است. 

برنامه ریزی، یکی از مهمترین لوازم زندگی روزانه ی ما است و می تواند ما را در جهانی که به سرعت پیش میرود و دگرگون می شود و دقت و تمرکز ما را قربانی می کند یاری دهد.

همچنین، برنامه ریزی، بهترین ابزار مدیریت زمان است. و ما می توانیم با برنامه ریزی، از حداقل زمان و منابع برای رسیدن به حداکثر کارها و امور روزانه استفاده کنیم.

اما تجربه نشان داده که با توجه به این موضوع که همه ی ما از اهمیت برنامه ریزی با خبر هستیم، اما اکثریت قابل توجهی از افراد نمی توانند برنامه ریزی موفقی داشته باشند. 

علل عدم توانایی ما برای برنامه ریزی
برنامه ریزی یک مهارت برای زندگی روزمره ی ما است و باید به شکل یک مهارت به ما آموخته شود اما متاسفانه ما در مدرسه آن را به صورت یک مهارت ضروری یاد نمی گیریم.

همچنین، والدینی که مسواک زدن را به ما می آموزند، در مورد برنامه ریزی چیزی به ما یاد نمی دهند. 

یکی دیگر از علل ناتوانی ما در برنامه ریزی، اطمینان به حافظه ی محدود و پر خطای خودمان است و این باعث می شود که در اکثر موارد کارهای با اولویت بالا فراموش می شوند.

عدم برنامه ریزی چه عواقبی برای ما دارد
همسر، فرزندان، والدین و کارفرمای ما، از فراموشی اولویت ها توسط ما برداشت های مختلفی کرده و آن را به بدترین شکل ممکن تفسیر خواهند کرد. 

مشتری های ما، بخاطر بدقولی های مکرر ناشی از عدم برنامه ریزی درست، به دنبال جایگزینی برای خدمات ما خواهند بود. 

زندگی بدون برنامه ریزی یا عمل نکردن به برنامه موجب بی اعتبار شدن ما خواهد شد. 

بی برنامگی در نهایت موجب افزایش استرس در ما شده و از این طریق آسیب های جبران ناپذیری به ما وارد خواهد کرد. 

کارفرمای ما، این عمل را نشانه ی بی علاقگی به کار یا حتا بدتر از آن عدم توانایی ما خواهد دانست.

همسر و فرزندان ما، بی مبالاتی های ما را عمدی تلقی خواهند کرد و این موجب دلسردی آنها از ما خواهد شد. این مساله به شدت بر نگاه و روابط آنها با ما تاثیر خواهد گذاشت. آنها گمان خواهند کرد که دیگر مثل گذشته آنها را دوست نداریم. 

پس علاوه بر اینکه کارها روی زمین می مانند، چهره ی ما هم در نظر دیگران مخدوش خواهد شد. 

در واقع برنامه ریزی به ما کمک می کند که برخی مشکلات را پیش بینی و خود را برای آن آماده کنیم. 

اگر با برنامه ریزی موثر و کارآمد بر کارها و وظایف مسلط شویم، بخش قابل توجهی از استرس و نگرانی های ما برطرف خواهد شد.

کاری که یک استراتژی برنامه ریزی اصولی برای شما انجام خواهد داد به شرح زیر است:

امکان کنترل روز کاریتان را به شما خواهد داد.

همچنین اولویت بندی را یاد می گیرید و متوجه می شوید که امروز باید روی چه چیزی کار کنید و چه کاری را به تعویق اندازید.

قادر خواهید بود به سررسیدهایتان دست یابید.

برنامه تان تضمین خواهد کرد که در حال تنظیم امور درست، در زمان درست هستید.

از هدر رفتن وقت گرانبها برای رسیدگی به مشکلات غیرمنتظره جلوگیری خواهید کرد.

برنامه ریزی، باعث رسیدن به هدف و جلوگیری از غلطیدن در دامان بحران خواهد شد.

برنامه آمده تا جلوی اتلاف وقت را بگیرد.

برنامه آمده است تا فرایند تحقق هدف را با کمترین تنش، سایش، و هزینه و زمان تحقق بخشد.

برنامه از اتلاف منابع مالی و هدر رفت نیروی انسانی جلوگیری می کند.

در واقع می تواند گفت برنامه یعنی موفقیت

احساسات و برنامه ریزی

اگرچه احساسات را نمی توان از هدفگذاری جدا کرد و هدفی که صرفا منطقی و خالی از احساسات باشد در میانه ی راه رها خواهد شد اما در برنامه ریزی تا جایی که ممکن است باید احساسات را محدود نمود.

ما ناچاریم برای تنظیم خوب یک برنامه، احساسات را حذف کنیم تا بتوانیم اولویت بندی و زمان بندی مناسبی انجام دهیم. 

احساسات در فرایند برنامه ریزی درست مثل یک پارازیت عمل می کند. 

در واقع در تدوین برنامه - مثلا در بخش اولویت بندی- اگر احساسات وارد شوند، ممکن است اولویت های اول، جای خود را به اولویت های دوم دهند و بالعکس، و این کار کارآمدی شما را زیر سوال خواهد برد.

1️⃣ خلاصه کتاب فرمول برنامه ریزی نوشته ی دیمون زاهاریادس

خلاصه کتاب فرمول برنامه ریزی 
نوشته دیمون زاهاریادس
بخش شانزدهم(پایانی)
خلاصه نویسی: سید حسن کاظمینی

اگر از واگن افتادید چه کار کنید

 گاهی اوقات نگه داشتن ثبات با گذر زمان دشوار می‌شود. و جابجا کردن کارها بسیار وسوسه کننده است. متاسفانه جابجایی کارها می تواند به سرعت منجر به زوال گردد.

افراد زیادی از واگن بهره‌وری بیرون می‌افتند. چرا این اتفاق می افتد؟ چون همه ی سیستم‌های بهره‌وری، چه آنهایی که روی مدیریت وظیفه تمرکز دارند و چه آنهایی که روی بازدهی جریان کار تمرکز می کنند، مجموعه ای از رفتارهای آموخته شده می باشند.

اجرای بی عیب و نقص آنها مستم توسعه ی عادت های تازه و به کارگیری باثبات آنها می باشد. و البته این کار نیاز به تلاش و تعهد دارد.

گاهی حس می کنید که در آستانه ی تصمیم شدن هستید، این قابل درک است. جایگزینی عادت های بد با عادت های خوب کار دشواری می باشد.

پس اگر از واگن برنامه ها بیرون افتادید، خود را نبازید. مقصر دانستن خود ارزشی ندارد. در عوض گرد و غبار را کنار زده و خود را ببخشید. سپس سعی کنید دلیل لغزش تان را پیدا کنید. 

زمانی متوجه اشتباه خود شدید، می‌توانید تغییراتی برای تصحیح ایرادات انتخاب کنید.

بخش پنجم 
آنلاین یا آفلاین: کجا باید برنامه‌های خود را ایجاد کنید

آیا بهتر است از ابزارهای دیجیتال برای ایجاد سازماندهی فهرست کارهای خود استفاده کنید یا همان سبک کاغذ و قلم همیشگی بهتر است.

حقیقت این است که هیچ جواب مطلقی برای این سوال وجود ندارد. 

هر یک از دو روش دارای مزایا و معایبی هستند که نویسنده، در اصل کتاب به تفصیل بدان پرداخته است و از آنجا که قرار نیست این خلاصه، جای اصل کتاب را بگیرد ما از طرح آنها چشم پوشی می کنیم. 

در پایان این مطلب تاکید می کنم که این بر عهده ی خود شماست که به تناسب علایق و سلایق و ضرورت‌های خود، از یکی از این دو روش استفاده کنید.

به عنوان مثال اگر کسی در طول روز به شدت درگیر کاری پر از کاغذ بازی است بهتر است از مدل آنلاین در برنامه ریزی خود استفاده کند.

چگونه تقویم خود را با فهرست کارهایتان همگام کنید.

یکی از دو گانه های بزرگ در فضای بهره‌وری، دوگانه فهرست کارها و تقویم است.

بهترین راه برای آنکه هر روز خروجی خود را به حداکثر برسانید این است که فهرست کارهای خود را با تقویم ترکیب کنید.

به تقویم خود توجه کنید، اگر سه ساعت زمان در اختیار دارید ایجاد فرصتی که انجام آن به پنج ساعت زمان نیاز دارد کار درستی نیست و به ناکامی می‌انجامد.

راه آسانی برای اجتناب از چنین پیامدی وجود دارد: تقویم و برنامه‌های خود را با هم همگام کنید و تصمیم تان برای دومی را با توجه به اولی بگیرید.

فهرست کارهای انجام شده چیست و آیا بدان نیاز دارید.

یکی از متداول ترین چالشهای حفظ بازدهی در بلندمدت عدم انگیزه است.

همه ی افراد، هر از چند گاهی این بی انگیزه و حس یاس را تجربه می‌کنند.

نتایج حس عدم انگیزه قابل پیش بینی است: ناامیدی، استرس، احساس گناه برای شکست در انجام کارهای با ارزش و مهم.

ایده ی پشت فهرست کارهای انجام شده این گونه است که کارهای انجام شده و پیشرفت‌ها را به شما نشان می‌دهد به شما روحیه می‌دهد تا کارهای بیشتری به انجام برسانید.

اگر نیاز به انگیزه‌ای برای انجام وظایف دارید این کار می تواند استراتژی خوبی برای شما باشد.

زاهاریادس در آخرین بخش از کتابش، مطلبی تحت عنوان چگونه یک فهرست کارهای انجام شده ایجاد کنیم، مراحلی را برای این امر پیشنهاد داده که علاقمندان می توانند با مراجعه به اصل کتاب از آن استفاده کنند.

+6️⃣ خلاصه کتاب فرمول برنامه ریزی

پایان

خلاصه کتاب فرمول برنامه ریزی 
نوشته دیمون زاهاریادس
بخش پانزدهم
خلاصه نویسی: سید حسن کاظمینی

توصیه شماره ۵ 
فهرست اهداف تان را به روزرسانی کنید.

ما در برابر اهداف خودمان سه کار باید انجام دهیم: 

اول اهداف مشخصی ایجاد کنیم.

اهداف، بیشتر اوقات مبهم هستند و بدون مشخص کردن، سنجش میزان پیشرفت یک فرد در دستیابی به آنها دشوار است.

دوم کار مهم دیگری که باید در قبال اهداف خود داشته باشیم این است که آنها را بنویسیم.
با این کار احتمال رها کردن اهداف و برنامه ها کاهش می یابد.

سومین کاری که در ثبال اهدافمان باید انجام دهیم مرور ماهیانه ی آنها است.

در انتهای هر ماه، مدت ۳۰ دقیقه برای پیگیری پیشرفت های خود اختصاص دهید. مجددا ارزیابی کنید که آیا اهدافتان تغییر کردهاند یا نه. اگر پی بردید که اهدافتان تغییر یافته است آنها را یادداشت کنید.

اهداف خود را به روزرسانی کنید. انجام این کار به اجرای درست سیستم برنامه ریزی شما کمک خواهد کرد.

توصیه ۶ 
بیش از حد درگیر روش‌شناسی نشوید.

آزمایش سیستم های مختلف برنامه ریزی خیلی مهم است. به هر حال ممکن است با توجه به کاری که می خواهیم انجام دهیم، با توجه به ویژگی های فردی که داریم چند نمونه از استراتژی‌های برنامه‌ریزی را آزموده و یکی را انتخاب کنیم یا برخی از آنها را درهم بیامیزیم.

این آزمودن استراتژی ها تنها راه پیدا کردن مکمل شیوه کاری شما می باشد. 

همچنین راه خوبی برای کشف تکنیک های منحصر به فردی است که بتواند وارد رویکرد خودتان کنید.

مدیریت زمان یک طرف تاریک نیز دارند به آسانی در آنها گرفتار می‌شود آنقدر روی روش‌هایی که شما به کمک به مدیریت در زمان ما ایجاد شده‌اند تمرکز می‌کند که شروع به تاثیرگذاری منفی روی به رهبری ما می کند.

هنگامی که آنقدر روش روش شناسی تمرکز می‌کند که برای شما تبدیل به اولویت می شود، خطر از دست دادن این اهداف به وجود می‌آید.

آنچنان غرق در روش شناسی نشوید که هدف اصلی برنامه ریزی فراموشتان شود.

توصیه شماره ۷ 
سیستمی را بسازید و دنبال کنید که برای شما کار می‌کنند. 

هیچ سیستم برنامه ریزی کاملی وجود ندارد. رویکردی که برای دیگران کار می‌کند ممکن است برای شما به خوبی کار نکنند.

اگرچه ستون‌های اصلی ساخت یک سیستم موثر -به عنوان مثال سررسیدها، مفاد، و چارچوب وظایف، و تفکیک وظایف فعلی و آینده- همیشه مهم اند، اما جنبه های دیگر می‌توانند با مابقی جابجا شده و سیستم شما را اصلاح کنند. 

 اگر جابجا کردن یا اصلاح آنها توانایی به انجام رساندن کارهای شما را بهبود می بخشد بهتر است این کار را انجام دهید.

توصیه ۸ 
ثبات داشته باشید.

سیستم برنامه ریزی شما تنها به اندازه ثبات شما در به کارگیری اصول بحث شده در این کتاب موثر خواهد بود.

ثبات کلید موفقیت در هر کاری است و اجرای یک سیستم مدیریت وظیفه موفقیت آمیز هم از این قاعده مستثنا نیست.

دانستن نحوه ی ایجاد برنامه های موثر یک چیز است و بکارگیری منظم و روزانه اصول هم چیز کاملاً متفاوتی می باشد.

دقت کنید زمانی که یک روز از انجام برنامه خود چشم پوشی می‌کنید، چشم پوشی کردن در روزهای آتی هم راحت‌تر می‌شود.

+5️⃣ خلاصه کتاب فرمول برنامه ریزی

ادامه دارد.

خلاصه کتاب فرمول برنامه ریزی 
نوشته دیمون زاهاریادس
بخش چهاردهم
خلاصه نویسی: سید حسن کاظمینی

توصیه دوم

مراقب احساس سردرگمی خودتان باشید

یکی از بزرگترین تهدیدهای هر سیستم مدیریت وظیفه‌ای، احساس سردرگمی است. 

به عنوان مثال ایمیل خود را بررسی کرده اید و از دیدن صدها پیام در صندوقتان، دلسرد شده اید. 

با نگاه کردن به فهرست کارهای اصلی و تعدد وظایف و کمبود مفاد درباره ی آن‌ها ناامید شده اید.

باید برنامه هایتان را، همانگونه که در بخش چگونه برنامه کامل ایجاد کنیم تشریح شد دنبال کنید.

می توانید زمان های آزاد تان را برآورد کرده و طبق آن وظایف جدید را بپذیرید یا رد کنید.

قدرت تخریب احساس سردرگمی را دست کم نگیرید این احساس باعث افزایش سطح استرس شما می شود و شما را مستعد حواس پرتی بیشتری کرده و از به انجام رساندن کارهای مهم جلوگیری می کند.

توصیه سه 
فهرست های خود را طبق مفاد تعریف کنید.

هر وظیفه‌ای در فهرست اصلی تان، باید به همراه مفاد باشد.

بعنوان مثال باید پروژه که وظیفه به آن مربوط می باشد، نوع فعالیت (تحلیلی، ابتکاری و غیره) و اینکه آیا محدودیت های مبتنی بر موقعیت مربوط به خود دارند یا نه را مشخص کنید.

شاید در ابتدا پرداختن به جزئیات اتلاف وقت به نظر برسد. اما برای بقای یک سیستم برنامه ریزی با کارکرد درست بسیار مهم هستند.

وقتی به وظایف فهرست اصلی‌تان مفاد اضافه کنید، می‌توانید آنهایی که باید رسیدگی شوند را به سرعت شناسایی کنید.

برای مثال فرض کنید مسئول یک پروژه پر اهمیت هستید که دارای سررسید قریب‌الوقوع است. 

بر روی کارهایی که باعث پیش روی این پروژه می شوند تمرکز کنید(مفاد مبتنی بر پروژه). 

یا فرض کنید که اواسط روز بوده و سطح انرژی شما کم است. روی کاری که نیاز به فکر کردن ندارد به (عنوان مثال ورود داده ها مرتب کردن میز کار و کارهایی از این قبیل به جای کار تحلیلی یا ابتکاری) تمرکز کنید. (مفاد مبتنی بر فعالیت)

یا فرض کنید در محل کار هستید، روی مواردی از فهرست کاری تمرکز می‌کنید که صرفاً می‌توانند آنجا به انجام برساند(مفاد مبتنی بر موقعیت).

توصیه شماره ۴
انجام مرور های هفتگی 

مرورهای هفتگی بسیار مهم هستند. آنها وجه تمایز بین سیستمی که برای انجام کارهای مهم به شما انگیزه می دهند و سیستمی که شما را به پشت گوش انداختن ترغیب می‌کند هستند.

مرورهای هفتگی، این موقعیت را فراهم می کنند تا میزان پیشرفتتان را نسبت به اهداف مختلف خود ارزیابی کنید.

همچنین به شما فرصت می دهد تا در صورت وم وظایف را دوباره اولویت بندی کنید.

چگونه مرور هفتگی انجام بدهیم:

۱. همین فهرست های خود، شامل فهرست اصلی و فهرست‌های مبتنی بر مفادتان را جمع آوری کنید.

۲. همه کارها و پروژه هایی که در سرتان شناور هستند را تخلیه مغزی کرده و آن ها را به فهرست اصلی خود اضافه کنید.

۳. پروژه‌های جدید را به وظایف جداگانه تجزیه کنید.

۴. وظایف جدید را با توجه به مفاد(پروژه، نوع، موقعیت) تفکیک کنید و در صورت وم فهرست های مبتنی بر محتوای تازه را ایجاد کنید.

۵. صندوق پست الکترونیک خود را پاک کنید. در صورت وم به آنها پاسخ دهید. اگر ایمیلی به اقدام شما نیاز داشته اما فوری نیست آن را در فهرست اصلی خود یادداشت کرده و پیام را بایگانی نمایید.

۶. فرصت است و فرصت مبتنی بر مفاد آن را مرور کرده و وظایف که دیگر ضروری و مهم نیستند را پاک کنید.

۷. به وظایفی که هم مهم و هم فوری هستند توجه داشته باشید.

۸. به وظایفی که برای انجام آنها منتظر دریافت داده یا اطلاعاتی از جانب دیگران هستید توجه داشته باشید و نام فرد و تاریخی که انتظار دارید داده او را دریافت کنید را یادداشت نمایید تا در صورت وم پیگیری کنید.

۹. سررسیدهای فعلی خود برای انجام وظایف مهم را مرور کرده و در صورت وم اصلاح کنید.

۱۰. به کارهای جدیدی که به فهرست اصلی و فهرست‌های مبتنی بر مفاد خود اضافه کردید، سررسید اختصاصی دهید.

۱۱. تقویم خود را برای هفته جاری مرور کنید و فهرست کارهای روزانه خود را براساس زمان‌های خالی تان ایجاد کنید.

+4️⃣ خلاصه کتاب فرمول برنامه ریزی

ادامه دارد.

برنامه یک ساعته تولید محتوا 

راهنمای ایده آبی به تولید محتوای ارزشمند برای یک سال توسط کارآفرینان فردی در ۶۰ دقیقه سبب جذب مشتری و فروش می‌شود

نوشته میرا کوتند
ترجمه ساسان جعفرنیا 
و هانیه غفرانی 
چاپ دوم 
قیمت سی و هشت هزار تومان

تولید محتوا یکی از مهمترین اقدام ها در کسب و کار شماست. 

شما از طریق تولید محتوا می توانید تبدیل به یک برند شوید و یا کاربرهای خود را به مشتری هایی وفادار تبدیل کنید. 

تولید محتوا باعث ارتقاء شما در جستجوهای گوگل شده و مانند یک قلاب خواننده را به علاقمند و علاقمند را به مشتری تبدیل کند. 

شما از طریق تولید یک محتوای مفید و کارآمد می توانید حساسیت خواننده را نسبت به یک موضوع بالا برده، راه حل هایی را پیش نهاد نموده و در پایان راه حل ویژه خود را با او در میان بگذارید و او را متقاعد به اقدام کنید. 

تولید محتوا کاری سهل و ممتنع است. در ابتدا کاری ساده و بی دردسر به نظر می رسد اما وقتی شروع به تولید محتوا می کنید به سختی های آن پی می برید. 

یکی از کتاب هایی که در وبلاگ نویسی و تولید محتوا در اینستاگرام کمک حال می بود و من وقت و بی وقت به آن مراجعه می کنم کتاب کوچک اما پرمحتوا و کاربردی "برنامه یک ساعته تولید محتوا" است. 

این کتاب به من آموخت که چگونه به یک استراتژی تولید محتوا برسم و در بازه ی زمانی اندک برای یکسال وبلاگ، وب سایت یا صفحه اینستاگرامی خود تولید محتوا کنم. 

در آینده ای نزدیک بیشتر با این کتاب آشنا خواهیم شد.

خلاصه کتاب فرمول برنامه ریزی 
نوشته دیمون زاهاریادس
بخش سیزدهم
خلاصه نویسی: سید حسن کاظمینی

قدم۹:
هر وظیفه ای را با یک فعل معلوم مشخص کنید.

افعال را در مقابل کارهای برنامه ریزی شده خود قرار دهید تا تمایل بیشتری جهت به انجام رساندن کارها پیدا کنید. 

افعال، چیزی را در مغز به جریان می‌اندازد که منجر می‌شود مغز جهت تمرکز روی تکمیل مورد مذکور برانگیخته بشود.

به مثال های زیر توجه کنید: لباسشویی
گزارش حساب 
تایر های ماشین .

دقت کنید چگونه از کمبود قدرت انگیزشی و عاطفی رنج می برند.

شما می توانید با اضافه کردن فعل به آنها، این مشکل را برطرف کنید:

انداختن لباسها در ماشین لباسشویی
خریدن یک کیک برای تولد ساندرا
تمام کردن گزارش حساب 
چک کردن فشار باد تایر های ماشین

افعال، ابهام جمله را از بین می برند و برای انجام آنها به ما انگیزه می‌دهند.

فعل های اشتباه عکس این کار را انجام می‌دهند و شما را تشویق به پشت گوش انداختن می‌کنند.

افعالی مانند جستجو کردن، برنامه ریختن، دست زدن، اساساً مشخص نیستند. افعال مبهم و نامشخص نیرو و انگیزش لازم، برای انجام دادن را به ما نمی‌دهند.

اما در مقابل این ها، افعال دیگری وجود دارند مثل: پژوهش کردن، پیش نویس کردن، تماس تلفنی گرفتن، که بسیار تاثیرگذارتر هستند. 

این افعال از آنجایی که به اقدامات مشخص تری دلالت دارند تاثیرشان بیشتر می باشد.

قدم ۱۰:
دقت کنید کدام وظایف نیاز به داده هایی از طرف دیگران دارند.

برخی وظایف فهرست کارهای روزانه ی شما، نیاز به داده هایی از افراد دیگر دارند. 

فهمیدن این موضوع با یک نگاه که کدام مورد قادر به فرصت تان نیاز به اقدامی از افراد دیگر دارد بسیار مهم می‌باشد

استراتژی GTD دیوید آلن ایجاد یک فهرست جداگانه "در انتظار" را توصیه می کند. 

این فهرست شامل همه کارهایی که منتظر اقدام هر کس دیگری هستید می شود. 

اما شخصا فکر می‌کنم به کارگیری یک فرصت "در انتظار" افراطی باشد. 

اگر نه قدم قبلی در ایجاد فهرست اصلی، فهرست مبتنی بر مفاد، و فهرست روزانه‌تان را دنبال کرده باشید، بدون آن به مشکلی بر نخواهید خورد.

در حقیقت، یک فهرست در انتظار سیستم مدیریت وظیفه ی شما را بیش از حد پیچیده می‌کند.

پیشنهاد من این است که کنار کارهای برنامه‌ریزی شده ای که منتظر داده ی فرد دیگری هستند یادداشت کوتاهی بنویسید و نوع داده ای که نیاز دارید، قالب آن، و تاریخی که انتظار می رود به دست شما برسد را مشخص کنید.

تاریخ پیش بینی شده ارسال آن، شما را برمی انگیزاند تا اگر داده را به موقع دریافت نکردید کار را پیگیری کنید.

به خاطر داشته باشید که نباید وقت با ارزش خود را در برزخ و منتظر اقدام افراد دیگر صرف نمایید.

چگونه از یک سیستم برنامه ریزی شده با کارکرد درست نگهداری کنید؟

فهرست کارهای اصلی شما، فهرست‌های مفاد و فهرست کارهای روزانه، اجزای یک سیستم گسترده هستند و کارایی آنها بستگی به یکپارچگی سیستم دارد.

اگر در جایی یک سیستم با کارکرد درست داشته باشید فهرست شما کمک می کند تا کارهای مهم را سریع تر و با کارایی بیشتری انجام دهید.

اگر سیستم شما اشتباه داشته باشد، برنامه‌هایتان می‌توانند به راحتی به جریان کاری شما آسیب برساند، مدیریت زمانتان را نابود و بهره‌وری تان را از کار بیاندازند.

توصیه هایی برای نگهداری از یک سیستم برنامه ریزی با کارکرد درست:

توصیه اول:
یک فهرست دسته بندی شده کارهای کوچک نگه دارید. 

هدف فهرست دسته بندی شده این است که تمام وظایف کوچکتان را در یک مکان سازماندهی کند.

وظایف کوچک، مواردی هستند که تکمیل آنها کمتر از ۱۰ دقیقه طول می‌کشد.

هدف، جمع‌آوری آنها و رسیدگی در طول یک جلسه کاری می باشد. 

کارهای کوچک به فهرست کارهای روزانه شما تعلق ندارد. فهرست روزانه شما باید به هفت مورد محدود شود. 

فضای موجود را برای وظایف با ارزش بالا که نیاز به زمان بیشتری به تکمیل دارد -حداقل ۱۵ دقیقه- ذخیره کنید.

وظایف کوچک هم نباید در فهرست اصلی شما باقی بماند. آن‌ها فقط فهرست اصلی شما را به هم می ریزند.

آنها را در دسته بندی دیگری قرار دهید به هنگامی که زمان اضافه دارید چند تا از آنها را جهت انجام انتخاب کنید. 

وقتی در طول روز به صورت پراکنده به کارهای کوچک رسیدگی می‌کنید، می‌توانند تبدیل به حواس پرتی برای شما شوند.

آنها جریان کاری شما را متوقف می کنند. حرکت شما را از بین می‌برند و خلاقیت شما را نابود می کنند.

همچنین هر زمان که ممکن است وظایف کوچکی که مفادشان مرتبط است را در یک دسته قرار دهید. 

به عنوان مثال اگر قرار است پاسخ چندین ایمیل را بدهید، همه آنها را در یک بازه ی زمانی انجام دهید و برای هر ایمیل یک بار به سوی کامپیوتر یا تلفن همراه خود نروید.

+3️⃣ خلاصه کتاب فرمول برنامه ریزی

ادامه دارد.